L’art. 2364 c.c. per le SPA ( - L'assemblea ordinaria deve essere convocata almeno una volta l'anno, entro il termine stabilito dallo statuto e comunque non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale. Lo statuto può prevedere un maggior termine, comunque non superiore a centottanta giorni, nel caso di società tenute alla redazione del bilancio consolidato ovvero quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all'oggetto della società; in questi casi gli amministratori segnalano nella relazione prevista dall'articolo 2428 le ragioni della dilazione.- ) stabilisce, infatti, che il bilancio d’esercizio deve essere approvato dall’assemblea ordinaria, da convocarsi almeno una volta all’anno, entro il termine stabilito dallo statuto, e comunque non superiore a 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale.
Tale scadenza perciò riguarda esclusivamente la data di convocazione dell’assemblea.
Nel caso delle SRL, la scadenza è di presentazione ai soci, a norma dell’art. 2478-bis, comma 1, c.c. ( – ….. esso è presentato ai soci entro il termine stabilito dall'atto costitutivo e comunque non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale, salva la possibilità di un maggior termine nei limiti ed alle condizioni previsti dal secondo comma dell'articolo 2364. – ) e non quella del suo effettivo svolgimento.
In altri termini, la disposizione si deve ritenere rispettata nel caso di prima convocazione dell’assemblea entro il 30 aprile 2013, che non venga regolarmente costituita ovvero vada deserta, con l’effetto che il bilancio dell’esercizio 2012 verrà, poi, approvato in seconda convocazione e, quindi, successivamente alla decorrenza del termine massimo ammesso dalla disciplina civilistica.
Lo statuto assume una rilevanza fondamentale rispetto alla scelta dei tempi di convocazione dell’assemblea ordinaria, in quanto il comma 2, secondo periodo, della predetta disposizione riconosce allo stesso la possibilità di prevedere un maggior termine, comunque non superiore a 180 giorni, nel caso in cui la società sia tenuta alla redazione del bilancio consolidato, ovvero lo richiedano particolari esigenze relative alla struttura e all’oggetto sociale.
Conseguentemente, lo statuto può stabilire:
- un termine inferiore ai 120 giorni successivi alla chiusura dell’esercizio sociale, o superiore, sino ad un massimo di 180 giorni;
- in maniera precisa e puntuale, quali siano quegli eventi che, al loro verificarsi, autorizzano gli amministratori a convocare l’assemblea oltre il termine di 120 giorni.
Sul punto, la Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano ha osservato, con la massima n. 15/2003, che la clausola statutaria che consente la convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio nel maggior termine, comunque non superiore a 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale, non deve necessariamente contenere l’indicazione analitica e specifica delle fattispecie che consentono il prolungamento del termine stesso.
Deve, pertanto, ritenersi sufficiente la circostanza che nello statuto sia presente una semplice clausola legittimante lo slittamento dei termini al verificarsi di una delle condizioni previste dalla legge.
In senso conforme si è espresso anche il Comitato dei Notai del Triveneto (massima H.B.3), secondo cui la previsione statutaria del maggior termine per la convocazione dell’assemblea avente all’ordine del giorno l’approvazione del bilancio ex art. 2364, comma 2, c.c. può anche non prevedere specificatamente le particolari esigenze relative alla struttura e all’oggetto della società che la giustificano, potendo limitarsi a fare un riferimento generico a tali esigenze che dovranno, però, sussistere in concreto nel caso in cui ci si voglia avvalere di tale facoltà.
Gli amministratori devono, infatti, dare conto delle ragioni della dilazione nella relazione sulla gestione prevista dall’art. 2428 c.c. o, nel caso di esonero di cui al comma 7, nella Nota integrativa al bilancio in forma abbreviata.
A titolo meramente esemplificativo, si riportano, infine, alcune possibili cause legittimanti il differimento ai 180 giorni imputabile alle “particolari esigenze legate alla struttura ed all’oggetto della società”:
- gli amministratori si trovano nella necessità di esaminare i bilanci delle imprese partecipate, al fine della corretta valutazione delle partecipazioni, secondo il metodo del patrimonio netto, esposte nell’attivo patrimoniale;
- la società è strutturata con diverse sedi, in Italia o all’estero, autonome sotto il profilo amministrativo e gestionale, con necessità di far convergere tutti i dati nella società che redige il bilancio;
- la società ha partecipato ad operazioni straordinarie e di ristrutturazione aziendale, come fusioni, scissioni e trasformazioni;
- la società ha formato oggetto di modifiche o interventi profondi alla struttura organizzativa o all’organigramma societario;
- la società ha subìto rilevanti variazioni nella struttura dei sistemi informatici, soprattutto con riferimento alla contabilità;
- la società necessita dell’approvazione degli stati di avanzamento lavori da parte del committente, soprattutto nel caso di cantieri situati all’estero;
- si è verificata una causa di forza maggiore, come un furto, un incendio o un evento naturale, oppure l’amministratore unico è deceduto o ha contratto una grave malattia nei giorni in cui doveva essere redatto il progetto di bilancio;
- si è dimesso il responsabile amministrativo, con conseguenti ripercussioni sul funzionamento della struttura interna.
